Strategie podnoszenia efektywności szkoleń

Jak zwiększać skuteczność szkoleń? Jak wywoływać zmiany, generować zyski i budować renomę działu HR za pomocą szkoleń?

Gdy organizujesz szkolenie chcesz mieć pewność, że pracownicy nauczą się czegoś nowego i zastosują to – z dobrymi efektami – w miejscu pracy.

Jednak nie zawsze tak się dzieje. Czasem to nie wina szkolenia, ale braku odpowiednich narzędzi. Podczas tych warsztatów poznasz cały zestaw technik i procedur, które podniosą skuteczność szkoleń w twojej firmie.

Dzięki nim:

  • szkolenia będą oceniane jako praktyczne
  • pod ich wpływem zmienią się zachowania uczestników w miejscu pracy • podniesie się rentowność szkoleń
  • możliwe będzie przedstawienie raportu określającego zyski z inwestycji
  • wzrośnie renoma i znaczenie działu HR
  • ty, jako HR-owiec będziesz mieć poczucie satysfakcji, wynikające ze świadomości swojego kluczowego wkładu w dobry wynik firmy.
Zgłoszenie udziału

Dla kogo?

Zapraszamy profesjonalistów HR odpowiedzialnych za organizację i zarządzanie szkoleniami. Zajęcia będą także cenne dla trenerów wewnętrznych oraz menedżerów, którzy chcą skutecznie rozwijać swoich pracowników.

Wysoki poziom to za mało

Ewa jest menedżerem odpowiadającym za szkolenia w firmie zatrudniającej kilkuset pracowników. Jej zadaniem jest między innymi analiza potrzeb szkoleniowych, oraz ich zaspokajanie. Kilka miesięcy temu zorganizowało cykl szkoleń dla osób pracujących na kluczowych stanowiskach. Ewa, zabierając się za projekt czuła napięcie. Obawiała się tego, czy uda się jej coś rzeczywiście zmienić. Co prawda szkolenia w jej firmie zawsze miały wysoki poziom, jednak czymś innym jest wysoki poziom szkoleń, a czymś innym rzeczywista zmiana w pracy. Czasem wysoki poziom szkoleń wystarcza. Tutaj jednak było to zdecydowanie zbyt mało. Chodziło o coś znacznie trudniejszego: o udoskonalenie tego, co robią pracownicy kluczowi dla firmy. Nie każdy uważał, że dział HR a w szczególności szkolenia mają coś do powiedzenia. Ewa zdecydowała się jednak postawić na szali swoją reputację i przeprowadzić projekt szkoleniowy tak, by jego efekty były możliwie największe.

Teraz, kilka miesięcy po ostatnim ze szkoleń, podsumowuje wyniki. Stojąc przed ekranem z wykresami prezentującymi dane, może powiedzieć, że:

  • Zdecydowana większość pracowników oceniła szkolenia, jako bardzo praktyczne i przydatne w ich miejscu pracy.
  • Nastąpiła istotna zmiana na korzyść w tym jak pracownicy wykonują swoje zadania (wiadomo o tym na podstawie obserwacji ich pracy po szkoleniu oraz porównaniu wyników sprzed szkolenia).
  • Dzięki nowym technikom opanowanych podczas szkoleń, pracownicy są bardziej skuteczni (przedstawia porównania zmian w wynikach osiąganych przez pracowników).
  • Zyski finansowe związane z efektami szkolenia kilkakrotnie przekroczyły jego koszty (wyliczenia podsumowuje wyliczeniami współczynnika ROI).

To nie wszystkie efekty tego projektu. Ewa nie mówi o dwóch z nich, ale są one dla niej oczywiste:

  • Ona i wszystkie osoby zaangażowane w projekt szkoleniowy mają poczucie głębokiej satysfakcji, wynikające z wniesienia wkładu w funkcjonowanie firmy. To już nie jest robienie miłych, fajnych szkoleń. To jest bycie na pierwszej linii, bycie jednym z kluczowych graczy.
  • Wzrasta renoma i znacznie działu HR w kontekście firmy. To bardzo ważne z perspektywy przyszłych projektów.

Bądźmy szczerzy: nie każdy program szkoleniowy musi i może być tak skuteczny. Są szkolenia (rzadko, ale są), w przypadku których wystarczy by uczestnicy je miło wspominali. Są takie, w przypadku których wystarczy by uczestnicy nabyli określoną porcję wiedzy. Ale są także i takie w odniesieniu, do których to zbyt mało – potrzeby szkoleniowe o krytycznym znaczeniu. Takie, w odniesieniu, do których musimy zrobić wszystko, co tylko się da, by poziom kompetencji, wiedzy, postawy oraz wiążące się z tym zachowania uległy zmianie. To potrzeby wiążące się z krytycznymi obszarami funkcjonowania firmy oraz krytycznymi z perspektywy strategii kompetencjami.

Tutaj leży jeden z kluczowych wyznaczników kompetencji osoby zajmującej się profesjonalnie zarządzaniem szkoleniami: jeżeli ktoś nie potrafi rozpoznać kluczowych potrzeb a następnie w pełnie je zaspokoić, tak by po szkoleniu ludzie zmienili to, co robią w miejscu pracy i generowali większe zyski – jest osoba mało istotną dla firmy. I nie jest ważne jak wiele miłych szkoleń na wysokim poziomie  zorganizuje.

Chcesz być osoba niezastąpioną, kimś kto potrafi wykazać swoją wartość biznesową? Opanuj strategię wywierania wpływu za pomocą szkoleń.

No dobrze, ale czy rzeczywiście coś można zrobić? Czy to nie jest czasem zachęta do tego by stać się magiem, hipnotyzerem lub dyktatorem?
Nie. Ewa, jest do prawda bardzo inteligentną osobą, ale nie jest geniuszem.  Tym bardziej nie ma nic wspólnego z magią ani byciem dyktatorem. Swój sukces dzięki temu, że:

  • Dobrze rozumiała czynniki, od których zależą zmiany
  • Umiała zastosować zestaw technik podnoszących efektywność szkoleń.

Ani to nie są triki rodem z kiczowatego npl, ani to nie jest humanistyczne mumbo-jumbo, które ma zmienić naturę człowieka, ani to nie są skomplikowane i niezrozumiałe modele ekonomiczne.

To garść prostych, klarownych reguł i garść we większości dobrze znanych technik, rozsądnie ułożonych i zaplanowanych.

Dlaczego warto wziąć udział?

Na zajęciach poznasz szereg narzędzi, dzięki którym:

  • Skuteczniej odpowiesz na potrzeby szkoleniowe o kluczowym znaczeniu dla twojego przedsiębiorstwa.
  • Uzyskasz większy poziom kontroli nad efektami, jakie szkolenia wywierają na firmę oraz jej zyski.
  • Wzmocnisz wpływ wybranego szkolenia na zachowania w miejscu pracy oraz osiągane wyniki (zmaksymalizujesz transfer szkoleniowy).
  • Szybko zaplanujesz projekt wspierania efektów za pomocą MATRYCY PODNOSZENIA EFEKTYWNOŚCI SZKOLEŃ.
  • Zdiagnozujesz i wpłyniesz na zmienne kluczowe dla transferu umiejętności (takie jak motywacja szkoleniowa, klimat organizacyjny czy jakość procesu dydaktycznego).
  • Rozpoznasz i wyeliminujesz czynniki osłabiające wpływ szkolenia na stosowanie umiejętności w miejscu pracy.
  • Zbierzesz i zaprezentujesz dane dotyczące efektywności szkolenia.
  • Zbudujesz renomę działu HR oraz swoją własną.

Szkolenie dodatkowo pozwoli ci na:

  • Wymianę informacji z innymi praktykami z działów HR.
  • Nawiązanie relacji z pracownikami innych firm.
  • Miłe (choć ani przez chwilę mniej efektywne) spędzenie czasu w starym, dobrym Krakowie.

Jak szkolenie wygląda?

Szkolenie prowadzone jest metodami aktywnymi. Wykorzystujemy w jego trakcie takie metody jak: analizy przypadków, symulacje, dyskusje czy pracę w podgrupach. Zachęcamy uczestników do zadawania pytań i komentowania. Dzięki temu w trackie szkolenia panuje aktywna, skupiona na zadaniu, nieformalna atmosfera.

Program szkolenia

Szkolenie składa się z opisanych niżej siedmiu modułów.

Moduł 1: Reguły wywoływania zmian za pomocą szkoleń

Psycholodzy organizacyjni od lat prowadzą badania nad skutecznością procesu uczenia, także w warunkach szkoleń organizowanych w przedsiębiorstwach. Niestety wyniki tych badań nie zawsze trafiają do praktyków, którzy często tkwią na poziomie niekompletnego przestarzałego modelu efektywności Donalda Kirkpatricka. W tej części szkolenia poznasz komplety model odziaływania szkolenia na zachowania w miejscu pracy. Dzięki niemu łatwiej ci będzie przewidywać efekty szkolenia oraz posługiwać się przedstawionymi dalej narzędziami.

  • Szkolenie – narzędzie czy cel?
  • Jak rozpoznać krytyczną potrzebę?
  • Dlaczego model Kirkpatrika nie działa?
  • Jakie czynniki decydują o efekcie szkolenia? Pełny model efektywności szkolenia opracowany przez współczesnych psychologów organizacji.
  • Transfer szkoleniowy: do czego szkolenie może prowadzić w miejscu pracy?
  • Bezpośrednie efekty szkolenia (satysfakcja, wiedza, umiejętności postawy)
  • Zmienne wejściowe i uwarunkowania efektywności szkolenia: od czego zależy transfer i bezpośrednie efekty szkolenia?
  • Jak podnosić efektywność szkolenia: przykłady skutecznych projektów.
  • Jak wykazywać i obliczać rentowność szkolenia (ROI) – sumacyjna i formacyjna ocena efektywności szkolenia

Moduł 2: Od czego zależą efekty – podstawowe zmienne warunkujące efektywność szkolenia

Problemem wielu ze szkoleń, które nie przynoszą żadnych efektów jest to, że pomijają znacznie takich czynników jak motywacja do zmiany czy brak wsparcia ze strony bezpośrednich przełożonych czy współpracowników osoby szkolonej. Pierwszym punktem do tego by kontrolować efektywność procesu szkoleniowego jest umiejętność diagnozy najistotniejszych z tych czynników.

Motywacja i postawy pracowników

  • Jak określić motywację do uczenia się oraz do zmiany?
  • Od czego zależy motywacja szkoleniowa?
  • Rodzaje motywacji związanej ze szkoleniem
  • 8 warunków motywacji szkoleniowej

Czynniki związane z kontekstem

  • Kontekst społeczny szkolenia (postawy przełożonych, wsparcie w miejscy pracy)
  • Kontekst organizacyjny (procedury, inne wymogi)
  • Kontekst fizyczny (sprzęt, warunki pracy)

Jakość procesu szkoleniowego

  • Jak szybko ocenić jakość konstrukcji programu szkoleniowego?
  • Jak szybko ocenić jakość wykonania programu (training delivery)
  • Kluczowe właściwości programy szkolenia, mające przełożenie na efektywność szkolenia

Moduł 3: Matryca Technik Ponoszenia Efektywności

Istotą tego podniesienia efektywności szkolenia jest zastosowanie wybranych technik. Niektóre z tych technik nie wymagają wielu nakładów (np.  wprowadzenie sesji planowania działań). Inne wymagają podjęcia wielu wysiłków (np. sesje follow-up kilka miesięcy po szkoleniu). Kluczowa jest umiejętność dobrego wyboru odpowiedniej techniki.

Wszystkie techniki zebrane zostały w postaci Matrycy. Dzięki temu bardzo łatwo nam wybrać i zastosować te, które są najbardziej potrzebne.

Wcześniej jednak warto zapoznać się z podstawowymi wymiarami Matrycy. Szczególnie istotne jest zrozumienie zmiennych, na jakie poszczególne techniki wpływają. 

Podczas tego bloku poznasz rodzaje motywacji związanych z transferem szkoleniowych, nauczysz się szybko oceniać kontekst oraz nauczysz się szybko oceniać jakość konstrukcji szkolenia oraz wykonania (training delivery).

Kto?  Kogo zaangażować by szkolenie spełniło oczekiwania?

  • Angażowanie i współpraca z przełożonymi uczestników
  • Uzyskiwanie wsparcia ze strony top-managementu
  • Współpraca z trenerami i autorami szkoleń
  • Angażowanie współpracowników osób szkolonych
  • Przewodzenie zespołem od którego uzależniona jest skuteczność szkolenia

Kiedy? Przed, Podczas czy Po?

  • Rodzaje działań pre-szkoleniowych
  • Rodzaje działań post- szkoleniowych
  • Rodzaje działań podejmowanych podczas szkolenia

Po co? Na co wpływają poszczególne techniki?

  • Zmienne osobowe
  • Zmiana kontekstu społecznego
  • Zmiany warunków organizacyjnych i fizycznych
  • Jakość procesu dydaktycznego

Moduł 4: Od czego zacząć?

Nie zalecamy podejścia rewolucyjnego. Próba podniesienia efektywności wszystkich szkoleń za jednym zamachem rzadko się sprawdza. Znacznie lepiej jest podnosić skuteczność procesu szkoleniowego krok za krok – na zasadzie kaizen. Podczas tego krótkiego modułu pokażemy jak wybrać dobry punkt wyjścia.

  • Kaizen czy rewolucja?
  • Jak stopniowo zmieniać zasady w kontekście firmy?
  • Od czego rozpocząć
  • Selekcja potrzeb szkoleniowych
  • Jak rozpoznać krytyczną potrzebę szkoleniową?
  • Selekcja spośród obecnie realizowanych programów
  • Gdzie zacząć?

Moduł 5: PORTFOLIO 30 TECHNIK PODNOSZĄCYCH EFEKTYWNOŚĆ SZKOLEŃ

W tym module zapoznamy się z „alfabetem” podnoszenia efektywności –przedstawimy tu 30 podstawowych, najczęściej stosowanych technik podnoszenia efektowności. Najwięcej czasu przedstawimy najbardziej wymagającym technikom.

Dziesięć technik pre-szkoleniowych, między innymi:

  • Określanie kontraktu szkoleniowego
  • Pre–szkolenia
  • Informowanie o szkoleniu i jego promocja wśród przyszłych uczestników
  • Przygotowanie wersji szkolenia dla przełożonych
  • Zespół wdrażający szkolenie
  • Kontrola jakości procesu dydaktycznego (designu szkoleniowego oraz wykonania)

Dziesięć technik stosowanych podczas szkolenia, między innymi:

  • Ustalanie celów i planowanie zmian (action planning)
  • Warsztaty modyfikacji zachowania
  • Udział przełożonych w zajęciach
  • Minimalizacja dystansu szkolenie – praca
  • Dostarczanie bezpośredniego sprzężenia zwrotnego

Dziesięć strategii post szkoleniowych, między innymi:

  • Sesje podsumowujące (follow –up) i sprawozdania z realizacji celów
  • Monitorowanie zachowań
  • Pomoce stosowane w miejscu pracy (job – aids)
  • Sieci wymiany informacji
  • Uczenie innych

Jak zaplanować całość projektu?

  • Arkusz projektu
  • Dobór technik
  • Eliminacja technik

Moduł 6: OBLICZANIE ROI I PODSUMOWANIE PROJEKTU

Gdy ktoś próbuje obliczyć efektywność szkolenia po jego realizacji, we większości przypadków skazany jest na porażkę. Dlatego proponujemy zbieranie danych od samego początku. W tym module przyjrzymy się temu jak robić w najbardziej ekonomiczny sposób oraz jak wykorzystać te dane po zakończeniu projektu.

Zbieranie danych podsumowujących efektywność szkolenia

  • Zbieranie danych dotyczących wpływu szkolenia na zachowanie i wyniki
  • Zbieranie danych dotyczących wyników szkolenia (monitorowanie wskaźników)

Opracowywanie i prezentacja wyników dot. efektywności szkolenia

  • Przetwarzanie danych o wpływie szklenia na wyniki finansowe (konwersja)
  • Uwzględnianie innych czynników (izolowanie)
  • Analiza kosztów
  • Prezentacja danych (ROI, inne współczynniki)

Moduł 7: JAK WYKORZYSTAĆ WYNIKI DO PROMOCJI HR?

Nie o autopromocję chodzi, gdy prowadzimy nasz projekt podnoszenia efektywności szkoleń. Ale nie wolno o niej zapominać. W tym module zajmiemy się tym jak komunikować efekty naszej pracy, tak by wzbudzać w ludziach respekt i szacunek a nie niechęć. 

Prezentacja wniosków

  • Jak napisać raport?
  • Jak zaprezentować wyniki?
  • Jak promować dział HR?

Analiza i ocena skuteczności zastosowanych strategii

  • Trwałość efektów
  • Wnioski dla innych projektów
  • Powielanie sukcesów

Zgłoszenie udziału

Najbliższy termin szkolenia: 06-07 grudnia 2012 Kraków.

Zgłoś swój udział