Najczęściej słyszane i używane sformułowanie to: “nie mam czasu, gdybym miał więcej czasu to…”. Mało kto zdaje sobie sprawę, że wszyscy mamy go tyle samo: 24 godziny na dobę, 168 godzin tygodniowo i 8. 760 godzin rocznie, itd. A zatem specjalista ma go tyle samo, co kierownik, a także tyle samo, co prezydent. Zarządzanie czasem to raczej zarządzanie sobą, czynnościami, które wykonujemy w ciągu dnia czy tygodnia.
Mówimy “czas to pieniądz” , a więc istotą zarządzania czasem jest wykorzystanie tego bogactwa. Jeśli lepiej przeanalizujemy, na co zużywamy czas, określimy priorytety, zaplanujemy pracę, efektywność z pewnością będzie lepsza.
Efektywność to suma pewnych nawyków i zabiegów. Nie są one czymś wrodzonym. Większości z nich można się nauczyć. Jednym ze źródeł efektywności jest systematyczna praca nad zarządzaniem czasem. Dzięki takiemu szkoleniu uczestnicy nabędą umiejętności , dzięki którym ich praca będzie skuteczniejsza.

 

CELE

W trakcie zajęć uczestnik:

  • zidentyfikuje największych złodziei swojego czasu
  • nauczy się formułować cele w sposób konkretny, jasny i motywujący
  • pozna techniki określania priorytetów
  • nauczy się planować swój czas (plany dniowe,tygodniowe, miesięczne)
  • nauczy się sporządzać plany przedsięwzięć i projektów
  • dowie się, w jaki sposób redukować stres za pomocą techniki pozytywnego nastawienia

 

RAMOWY PROGRAM SZKOLENIA

ANALIZA CZASU

Warunkiem, że w naszym stylu pracy cokolwiek się zmieni,jest przede wszystkim wiedza o tym, co dzieje się z czasem przeznaczonym na pracę. Większość z nas cierpi na chroniczny brak czasu dlatego warto się dowiedzieć co i jak robimy, a także ile czasu marnujemy. Pozwala to odkryć najsłabsze strony naszego stylu pracy i określić błędy w gospodarowaniu czasem.

  • sporządzanie budżetu czasu – na co zużywamy nasz czas?
  • diagnozowanie tzw. złodziei czasu
  • sposoby radzenia sobie z największymi złodziejami czasu

OKREŚLANIE CELÓW

Każde przedsięwzięcie wymaga ustalenia osobnych celów Ustalanie celów to spojrzenie w przyszłość. Musimy wiedzieć dokąd zmierzamy i co chcemy osiągnąć. Właściwie sformułowane cele będą punktem wyjścia do zaplanowania swojej pracy.

  • znajomość siebie – cele życiowe, cele zawodowe
  • zjawisko wewnątrz i zewnątrz sterowności – rodzaje motywacji, w jaki sposób mogę wpływać na to, co dzieje się w pracy, w życiu

USTALANIE PRIORYTETÓW

Jak pisze Peter F. Drucker “jeśli istnieje jakiś sekret efektywności, jest nim koncentracja. Ludzie skuteczni najpierw zajmują się tym, co pierwsze w hierarchii ważności, i nie zajmują się więcej niż jedną rzeczą na raz”.

  • ustalanie priorytetów pod kątem ważności i pilności
  • analiza zadań według zasady Eisenhowera
  • zasada Pareto – praca nad zadaniami przynoszącymi największe korzyści

DELEGOWANIE ZADAŃ

Wielu menadżerów nie docenia lub obawia się delegowania zadań. Tymczasem dzięki umiejętnemu delegowaniu nie tylko zyskują więcej czasu ale również mogą rozwijać swoich podwładnych.

  • wybór zadań, które można delegować
  • zasady jasnego i precyzyjnego przekazywania zadań
  • komu zlecić zadanie – dobór zadań do osób
  • opór w delegowaniu – dlaczego niektórzy kierownicy nie korzystają z tej techniki delegowania?

PLANOWANIE

Planowanie codziennej pracy a także przedsięwzięć długoterminowych oznacza zawsze zysk na czasie oraz więcej swobody. Kto poświęci dziennie 10 minut na planowanie może zaoszczędzić 2 godziny.

  • krzywa wydajności i koncentracji – kiedy mogę zdecydować się na twórczą pracę?
  • zasady i techniki planowania
  • pomoce w planowaniu (programy komputerowe, kalendarze, planery)

PLANOWANIE PRACY ZESPOŁOWEJ

  • elementy planowania projektów
  • tworzenie harmonogramu zadań – wykres Gantta
  • sieć PERT

KONTROLOWANIE

Można ustalić priorytety, określić cele, ale kontrola realizacji planów jest tak samo ważna. Kontrola zawsze służy polepszeniu sposobu pracy, a także pokazuje, czy założone cele zostały osiągnięte i pozwala na wprowadzenie odpowiednich poprawek.

  • kontrola przebiegu pracy
  • kontrola osiągniętych celów
  • przegląd i ocena dnia (samokontrola)

ZARZĄDZENIE CZASEM W KONTAKTACH Z LUDŹMI INNI LUDZIE JAKO “ZŁODZIEJE CZASU”

  • inni ludzie, jako “złodzieje czasu”
  • przykłady sytuacji, w których inne osoby nie szanują naszego czasu
  • propozycje sposobów radzenia sobie z sytuacjami “kradzieży” czasu
  • asertywność jako umiejętność konieczna w kontaktach z innymi ludźmi

ZARZĄDZANIE CZASEM Z PRZEPŁYWU INFORAMCJI FIRMIE

Informacja oraz porozumiewanie się w firmie jest ważną częścią zarządzania czasem. Ideałem byłoby, gdyby można zajmować się informacjami, ważnymi z punktu widzenia rozwiązywania swoich problemów czy osiągania swoich celów. Jednak w rzeczywistości każdy przyswaja wiele informacji nieistotnych, nieważnych.

  • racjonalne odbywanie narad i spotkań
  • rozmowy dwustronne
  • rozmowy telefoniczne
  • prowadzenie korespondencji
  • przygotowanie list kontrolnych i arkuszy roboczych

RADZENIE SOBIE ZE STRESEM

  • utrzymywanie dyscypliny w zarządzaniu czasem
  • przyczyny zwlekania
  • technika pozytywnego nastawienie

METODY PRACY

prezentacja, dyskusje, praca w małych grupach, studium przypadku, kwestionariusze, gry symulacyjne i odgrywanie ról (praca z użyciem kamery video).

 

INFORMACJE ORGANIZACYJNE

Czas trwania: 2 dni
Oferta obejmuje:

  • analizę potrzeb szkoleniowych (opartą o rozmowę lub ankietę z przyszłymi uczestnikami szkolenia)
  • opracowanie programu szkolenia i ćwiczeń – na podstawie analizy potrzeb – dostosowanych do specyfiki Państwa Firmy
  • materiały szkoleniowe
  • przeprowadzenie szkolenia przez dwóch trenerów.